Privacy Policy

La presente informativa è resa nell'ambito di un servizio B2B offerto dal Titolare del trattamento. I dati personali delle persone fisiche sono trattati esclusivamente nell'ambito dei rapporti intercorrenti tra le parti.

Premessa

Europence S.r.l. –con sede in Ciserano (BG), Via Aosta n. 1 (di seguito anche il “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, si preoccupa della riservatezza dei suoi dati personali e di garantire ad essi la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

Il Titolare mette in pratica policy e prassi aventi riguardo alla raccolta e all’utilizzo dei dati personali e all’esercizio dei diritti che le sono riconosciuti dalla normativa applicabile.

Il Titolare ha cura di aggiornare le policy e le prassi adottate per la protezione dei dati personali ogni volta che ciò si renda necessario e comunque in caso di modifiche normative e organizzative che possano incidere sui trattamenti dei suoi dati personali.

Come avviene il trattamento dei dati

Il Titolare raccoglie e/o riceve le informazioni che la riguardano, quali: nome, cognome, e codice fiscale, indirizzo telematico, numero di telefono fisso e/o mobile, nonché i dati relativi alla sua attività commerciale e/o professionale.

I dati raccolti servono al Titolare per adempiere a finalità strumentali e funzionali allo svolgimento del rapporto di associazione e all’adempimento degli obblighi di legge e di regolamento a cui il Titolare è tenuto in funzione dell’attività esercitata, nonché per l’invio di comunicazioni informative in merito alle attività associative.

La comunicazione dei suoi dati personali avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per la gestione del rapporto instaurato con il Titolare, e anche per rispondere a determinati obblighi di legge. Ogni comunicazione che non risponde a tali finalità sarà sottoposta al suo consenso.

Il Titolare non trasferisce i suoi dati personali in paesi extra UE.

I suoi dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti indeterminati e non identificabili neanche come terzi.

Le informazioni personali che la riguardano saranno trattate per:

1) la gestione dei rapporti clienti/fornitori e dei conseguenti adempimenti anche normativi

Il trattamento dei suoi dati personali avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti alla gestione del suo rapporto con il Titolare e a quelle strumentali e funzionali al suo svolgimento, nonché o per l’invio di comunicazioni a carattere informativo o, in ogni caso, per garantire la scrupolosa osservanza di adempimenti imposti dalla legge.

Gli obblighi a cui il Titolare deve adempiere in dipendenza del contratto e di normative specifiche che lo disciplinano, sono quelli di:

I dati personali che il Titolare tratta per le finalità di cui sopra, sono, tra gli altri:

Infine, i suoi dati, quali

saranno trattati per fornirle assistenza sui servizi e sui prodotti oggetto del contratto con il Titolare e tutte le informazioni ad essi relative.

2) per la comunicazione a terzi e destinatari

Il trattamento dei suoi dati personali avviene in dipendenza del contratto e degli obblighi che di legge e/o regolamentari, che ne derivano.

I suoi dati non saranno comunicati a terzi/destinatari per loro finalità autonome a meno che:

  1. lei ne dia autorizzazione.

I suoi dati, altresì, non saranno comunicati a terzi/destinatari a meno che:

I dati personali che il Titolare tratta per tale finalità sono, tra gli altri:

3) per finalità di sicurezza informatica

Il Titolare tratta, anche per mezzo dei suoi fornitori (terzi e/o destinatari), i suoi dati personali, anche informatici (es. accessi logici) o di traffico raccolti o ottenuti nel caso di servizi esposti sul sito web www.europence.com, in misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza e la capacità di una rete o dei server ad essa connessi di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l'autenticità, l'integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi.

Il Titolare tratta, anche per mezzo dei suoi fornitori (terzi e/o destinatari), i suoi dati personali, anche informatici (es. accessi logici) o di traffico raccolti o ottenuti nel caso di servizi esposti sul sito web www.europence.com, in misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza e la capacità di una rete o dei server ad essa connessi di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l'autenticità, l'integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi.

A tali fini il Titolare ha previsto procedure per la gestione della violazione dei dati personali (data breach) nel rispetto degli obblighi di legge al cui adempimento è tenuta.

Quelli tra i suoi dati, raccolti o comunque ottenuti dal Titolare indicati con (*) si intendono necessari e il mancato conferimento comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alle attività relative al trattamento principale, ovvero a:

- la gestione del rapporto instaurato;

- gli adempimenti, anche legali, che derivano dal rapporto instaurato.

Quelli tra i suoi dati che invece non sono indicati con (*) si intendono facoltativi e il mancato conferimento non pregiudica il trattamento principale.

Il Titolare ha inteso svolgere alcuni trattamenti in funzione di determinati legittimi interessi che non pregiudicano il suo diritto alla riservatezza, come quelli che:

Quelli tra i dati che non sono indicati con (*) si intendono facoltativi e il mancato rilascio non comporta conseguenze per il trattamento principale.

4) per finalità di sicurezza e salute sui luoghi di lavoro

Il Titolare adotta, nell’ambito dei locali aziendali di stretta pertinenza il sistema denominato Go-Out, un impianto di sicurezza aziendale finalizzato al contenimento del rischio sanitario, attraverso il quale verranno raccolti, previo suo consenso:

- dati personali per compilazione della scheda anagrafica di sistema per associazione a cripto-identità;

- dati sanitari, inseriti nell’ambito di autocertificazioni obbligatorie per legge, secondo la legislazione emergenza per contenere e contrastare la diffusione del Covid-19;

- dati di aggiornamento dello stato di salute di coloro che hanno avuto accesso ai locali aziendali, ai fini della realizzazione di specifici presidi di prevenzione allo sviluppo di cluster.

Nella menzionata scheda anagrafica i dati che non sono indicati con (*) si intendono facoltativi e il mancato rilascio non comporta conseguenze per il trattamento principale.

Maggiori informazioni sul trattamento dei dati così acquisiti sono disponibili nella Policy Privacy del sistema, consultabile su www.go-out.tech.

La conservazione dei dati

Il trattamento dei dati che la riguardano avviene attraverso mezzi e strumenti sia elettronici che manuali messi a disposizione dei soggetti che agiscono sotto l’autorità del Titolare e allo scopo autorizzati e formati. Gli archivi cartacei e soprattutto elettronici dove i suoi dati sono archiviati e conservati vengono protetti mediante misure di sicurezza efficaci e adeguate a contrastare i rischi di violazione considerati dal Titolare. Esso provvede alla verifica periodica e costante delle misure adottate, soprattutto per gli strumenti elettronici e telematici, a garanzia della riservatezza dei dati personali per loro tramite trattati, archiviati e conservati.

I dati personali vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del contratto con il Titolare e per l’adempimento degli obblighi, anche legali, che ne conseguono.

Il trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei o procedure informatiche da parte di soggetti interni appositamente autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai suoi dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento che la riguardano.

Il Titolare verifica periodicamente gli strumenti mediante i quali i suoi dati vengono trattati e le misure di sicurezza per essi previste di cui prevede l’aggiornamento costante; verifica, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, che non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati dati personali di cui non sia necessario il trattamento; verifica che i dati siano conservati con la garanzia di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti.

I dati personali e particolari trattati dal Titolare vengono conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione del contratto di associazione e fino ai dieci anni successivi alla sua conclusione o da quando i diritti che da esso dipendono possono essere fatti valere (ai sensi degli artt. 2935 e 2947 c.c.); nonché per l’adempimento degli obblighi (es. quelli fiscali e contabili) che permangono anche dopo la conclusione del contratto (art. 2220 c.c.), ai cui fini il Titolare deve conservare solo i dati necessari per il loro perseguimento. Sono fatti salvi i casi in cui si dovessero far valere in giudizio i diritti derivanti dal contratto, nel qual caso i suoi dati, solo quelli necessari per tali finalità, saranno trattati per il tempo richiesto per il loro perseguimento.

È fatto comunque salvo il suo diritto di opporsi in ogni momento ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla sua situazione particolare.

Esaurite tutte le finalità che legittimano la conservazione dei suoi dati personali, il Titolare avrà cura di cancellarli o di renderli in forma anonima.

I diritti dell'interessato

I diritti che le sono riconosciuti le permettono di avere sempre il controllo dei suoi dati. I suoi diritti sono quelli di:

I suoi diritti sono garantiti senza oneri e formalità particolari per il loro esercizio che si intende essenzialmente a titolo gratuito. Lei ha diritto:

-  ad ottenere una copia, anche in formato elettronico, dei dati di cui ha chiesto l’accesso. In caso dovesse richiedere ulteriori copie, il Titolare può addebitarle un contributo spese ragionevole;

- ad ottenere la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento o anche l’aggiornamento e la rettifica dei suoi dati personali;

-  ad ottenere, in tali ultimi casi, che altri titolari del trattamento a cui, nel caso i suoi dati siano stati comunicati o i destinatari degli stessi, siano messi a parte della sua istanza e dell’esito dell’esercizio dei suoi diritti affinché anch’essi provvedano a cancellare, sospendere o interrompere il trattamento o a rettificare i suoi dati;

- ad ottenere ogni comunicazione utile in merito alle attività svolte a seguito dell’esercizio dei suoi diritti senza ritardo e comunque, entro un mese dalla sua richiesta, salvo proroga, motivata e fino a due mesi, che le dovrà essere debitamente comunicata.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la sua richiesta contatti il Titolare all’indirizzo privacy@europence.com.

In sostanza lei, in ogni momento e a titolo gratuito e senza oneri e formalità particolari per la sua richiesta, può;

Il Titolare dovrà procedere in tal senso senza ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della sua richiesta. Il termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste ricevute. In tali casi il Titolare, entro un mese dal ricevimento della sua richiesta, dovrà informarla e metterla al corrente dei motivi della proroga.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare la sua richiesta, contatti il Titolare all’indirizzo privacy@europence.com.

Per motivi relativi alla sua situazione particolare, può opporsi in ogni momento al trattamento dei suoi dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse, inviando la sua richiesta al Titolare all’indirizzo privacy@europence.com.

Lei ha diritto alla cancellazione dei suoi dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente rispetto a quello che ha dato origine alla sua richiesta.

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, lei può presentare un reclamo all'autorità di controllo competente ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri in Italia dove ha la sua residenza abituale o lavora o se diverso nello Stato membro dove è avvenuta la violazione delle normative di riferimento. Ogni aggiornamento della presente informativa sarà reso noto attraverso la pubblicazione – nella sezione dedicata – del sito associativo mentre le sarà comunicato – in assenza di cause ostative normativamente sancite – tempestivamente e con mezzi congrui se il Titolare darà seguito al trattamento dei suoi dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa prima di procedervi e in tempo per prestare il suo consenso se necessario.

Utilizzazione di immagini audio/video

Nel corso di eventi promossi e/o realizzati da Europence S.r.l. nell’ambito dei quali sia prevista l’effettuazione di riprese audio video che, per finalità istituzionali, saranno pubblicate sul sito associativo e/o diffusi attraverso i relativi canali social, la Società si impegna a chiedere e ottenere, per ciascun evento, esplicito consenso.

Al ricorrere di dette evenienze, Europence S.r.l., anche ai sensi degli artt. 10-320 c.c. e 96-97 L. 633/1941, chiederà l’autorizzazione all’utilizzo a titolo gratuito di fotografie, ritratti, immagini, riprese e registrazioni audio/video effettuate nell’ambito dell’evento e degli ambienti, locali, oggetti e documenti che verranno ripresi, anche in forma parziale, modificata e adattata, in stretta osservanza alle finalità istituzionali.

La predetta autorizzazione implicherà la concessione di una licenza non esclusiva, senza limiti di durata e di estensione territoriale, trasferibile a terzi e include i diritti di cui agli artt. 12 e segg. della L. 633/1941, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo il diritto di pubblicazione, di riproduzione in qualunque modo e forma, di trascrizione, di montaggio, di adattamento, di elaborazione, di riduzione, di comunicazione e pubblicazione sul www.europence.com.

In tale sede, al soggetto interessato verrà richiesto di:

L’autorizzazione ottenuta avrà validità ed efficacia dal giorno del rilascio del consenso, sia esso acquisito in via informatica o attraverso sottoscrizione documentale, salvo disdetta scritta da far pervenire all’indirizzo di posta elettronica privacy@europence.com, con almeno 15 giorni di preavviso rispetto all’evento programmato e per il quale si richiede il consenso.

L’azienda utilizza il sistema di sicurezza contro i rischi sanitari , raccogliendo dati ed informazioni sugli utenti in ossequio alla relativa Policy Privacy.